Apresentação dos documentos da sua empresa à Alfisconta
1 - Quando devo apresentar os documentos da empresa à Alfisconta?
As empresas devem apresentar os seus documentos à Alfisconta em perfeita integridade e legíveis até ao dia 10 do mês seguinte ao mês de referência (mês de referência, é o mês da data de emissão dos documentos).
2 - Que documentos?
De uma forma simplista, a empresa têm de entregar todos os documentos que representem cada uma das operações realizadas, devendo por isso entregar todos os meses, os seguintes documentos quando relacionados com a v/ empresa:
2.1. - Todas as faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito, recibos para clientes e de fornecedores (efatura, qrcode e tipo de fatura);
2.2. - Extratos mensais de cada conta bancária da empresa no formato *.pdf e em excel, assim como todos os documentos que representem cada uma das operações bancárias de todo os pagamentos e recebimentos;
2.3. - Extrato de caixa e/ou quando os documentos descritos no ponto 2.1. pagos por caixa se encontrem carimbados com menção "Operação por caixa ou em numerário";
2.4. - Escrituras, atas da sociedade e atas de seguros e todos os demais que se perceba estarem relacionados com a v/ empresa.
2.5. - Pagamentos de documentos da empresa pagos por terceiros (terceiros são: sócios, trabalhadores do quadro e outros não pertencentes ao quadro), tem de conter no próprio documento de forma inequívoca a identificação da entidade que efetuou o pagamento, dados que deverão também constar na devolução desses valores, com discriminação de cada uma das verbas que o dito valor abranja.
2.6. - Qualidade do documento:
2.6.1. - Atenção: O documento em suporte de papel, pode acolher carimbos e/ou apontamentos (reduzidos). Esses carimbos e/ou apontamentos (reduzidos) não podem sobrepor-se a qualquer informação da fatura e muito menos sobre o QRCODE ou ATCUD.
3 - Como devo apresentar os documentos da empresa à Alfisconta?
As empresas, porque são as primeiras a tratar os documentos (envio e receção), para que entendam também a forma como lidar com a organização da sua documentação, e visando também a redução dos seus custos, deverão apresentar a documentação mensal, garantindo junto das entidades emitentes a qualidade da informação constante nos respetivos documentos, por ordem cronológica numa pasta/dossier com os seguintes separadores em função das suas necessidades:
3.1 - Compras (bens e serviços)
Neste separador devem arquivar todos os documentos relativos às aquisições efetuadas a fornecedores de bens ou serviços por ordem cronológica e por grupo de fornecedores (faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito, etc.) e anexar o respetivo comprovativo de pagamento (recibo do fornecedor, cópia do cheque emitido para pagamento, comprovativo de transferência bancária, etc.), quando este possuir a data do mesmo mês do documento a que se refere.
3.2 - Vendas
Os duplicados das faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito e notas de crédito emitidas devem ser incluídos/arquivados neste separador, devidamente ordenados por tipo e, dentro de cada tipo, por ordem numérica. Os recibos emitidos aos clientes podem ser incluídos neste separador, em anexo à respetiva fatura, quando estes possuírem a data do mesmo mês do documento a que se refere, devendo ter a informação do modo de recebimento (caixa ou banco), incluindo a identificação da conta e banco.
3.3 - Caixa
Neste separador devem arquivar todos os documentos pagos e/ou recebidos em numerário, incluindo os recebimentos e pagamentos relativos a clientes e fornecedores, quando estes possuam uma data com mês diferente dos documentos a que se referem. No Diário de caixa, apenas se devem registar movimentos de tesouraria de caráter residual, devendo todas as operações, sejam de recebimentos ou de pagamentos, materialmente relevantes, ser movimentadas por contas bancárias, por contrapartida das respetivas contas a receber e a pagar (de terceiros).
Atenção: Transacções em numerário que excedam os limites legalmente previstos são puníveis com coima de € 180,00 a € 4.500,00. Ver art.º 63.º E da LGT e artº 129º do Regime Geral das Infracções Tributárias.
Modelos de mapas de operações de caixa:
3.4 - Bancos
Neste separador devem arquivar todos os documentos bancários (talões de depósitos efetuados, comprovativos de transferências bancárias, extrato/talões das operações POS/TPA, faturas dos encargos financeiros do banco), incluindo os recebimentos e pagamentos relativos a clientes e fornecedores, quando estes possuam uma data com mês diferente dos documentos a que se referem.
Atenção: Obrigatoriedade de conta bancária - ver art.º 63.º C da LGT - Nos termos do disposto no artº 129º do Regime Geral das Infracções Tributárias, a violação da obrigação de possuir e movimentar contas bancárias é punível com coima, variável, respectivamente, entre € 270,00 e € 27.000,00, e € 180,00 e € 4.500,00.
3.5 - Operações Diversas
Este separador deve incluir todos os documentos que não sejam de arquivar nos restantes separadores.
Nota adicional:
- Os recibos de vencimento e comprovativos de pagamento ao pessoal (cópia de cheque e/ou comprovativo de transferência bancária ou informação de ter sido pago em numário) deverão ser arquivados num dos separadores de caixa ou bancos em função do modo de pagamento).
- Os documentos e respetivos pagamentos ao Estado deverão ser arquivados num dos separadores de caixa ou bancos em função do modo de pagamento.
Embora não existam normas específicas de organização dos documentos a aplicar às empresas/entidades, a criação destes separadores visa familiarizar as empresas com os diários contabilísticos, permitindo-lhes com maior facilidade encontrar documentos em função dos extratos e diários fornecidos, e reduzir custos com os serviços de contabilidade.
