Fatura, fatura simplificada e outros documentos
A Alfisconta quer que todos os seus clientes possam deduzir o IVA das suas aquisições de bens e serviços de acordo com o que a lei estipula.
1 - PRAZO DE EMISSÃO DAS FATURAS
1.1. - Por norma, e segundo o Código do IVA (CIVA) as faturas devem ser emitidas, no máximo, até ao 5º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido tal como estipulado na a) do nº 1 do art.º 36.º do CIVA. Este é o prazo aplicável às transações mais comuns realizadas dentro do espaço português. Seja para transmissões de bens ou prestações de serviços.
1.2. - Os requisitos e formalidades das faturas e faturas simplificadas encontram-se vertidos respetivamente nos artigos 36.º e 40.º do CIVA, e por isso queremos ajudar a sua empresa a perceber como deve proceder tanto nos documentos a emitir, como naqueles que receba dos seus fornecedores, já que o incumprimento destes dois artigos, retira à sua empresa a capacidade dedutível dos mesmos.
1.3. - O Decreto-Lei n.o 197/2012, de 24 de agosto, em vigor desde 1 de janeiro de 2013, veio introduzir novas regras de faturação, nomeadamente, a obrigatoriedade da emissão de faturas em todas as transações comerciais (e respetiva comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira) e a introdução da fatura simplificada. Ainda se percebe a existência de dúvidas relativamente à emissão e preenchimento das Faturas e Faturas Simplificadas, e suas diferenças.
2 - E PERANTE A INOPERACIONALIDADE DO PROGRAMA DE FATURAÇÃO?
2.1. - Em caso de inoperacionalidade de programa de faturação, os sujeitos passivos abrangidos pela obrigação exclusiva de programas informáticos certificados, devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem posteriormente ser recuperados para o programa.
2.2. - Considera-se existir inoperacionalidade do programa quando o acesso a este se mostre inviável, podendo resultar, nomeadamente, de avaria do equipamento informático, da falta de energia elétrica ou falha no acesso à aplicação por falta de cobertura de rede pelo operador de telecomunicações.
2.3. - A Alfisconta aconselha todos os n/ clientes a possuírem um sistema redundante de segurança dos dados produzidos pelo v/ programa de faturação, gestão comercial e inventário, que salvaguarde eventuais perdas de dados por inoperacionalidades ou avaria do equipamento informático.
3 - O QUE É, E O QUE DEVE CONTER A FATURA SIMPLIFICADA?
3.1. - A fatura simplificada é um documento de venda que substitui o anterior conceito de “talão de venda” e de dispensa de faturação. As faturas simplificadas destacam-se pela simplificação dos dados e devem conter, obrigatoriamente, a seguinte informação:
- Data da operação;
- Nome (ou denominação social) e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens/prestador dos serviços;
- Quantidade e designação usual dos bens transmitidos/serviços prestados;
- Preço líquido, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa/taxas aplicáveis;
- Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo. Se for um particular (não sujeito passivo) poderá conter o seu NIF quando este o solicite.
4 - ELEMENTOS QUE DEVEM CONSTAR NAS FATURAS?
4.1. - Umas das diferenças entre as faturas e as faturas simplificadas é precisamente os elementos obrigatórios em cada documento. As faturas, ditas “normais”, devem conter:
- Além do NIF, é obrigatório o nome e domicílio do adquirente;
- Quanto aos dados do fornecedor, além do nome ou denominação social e o NIF, é necessário o domicílio;
- A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, de quando os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, isto se essa data não coincidir com a da emissão da fatura;
- Valor tributável da operação sujeita a IVA;
- Taxa aplicável;
- Motivo da não aplicação de IVA, se for o caso;
- Valor do IVA liquidado.
5 - EM QUE CIRCUNSTÂNCIAS PODEM SER EMITIDAS AS FATURAS E AS FATURAS SIMPLIFICADAS?
5.1. - É admitida a emissão de faturas simplificadas nos seguintes circunstâncias:
- Transmissão de bens efetuadas por comerciantes a particulares quando o montante da fatura seja inferior a 1.000€;
- Transmissão de outros bens/prestações de serviços de montante não superior a 100€, quando o adquirente seja sujeito passivo ou particular.
5.2. - Por outro lado, no que concerne às faturas ditas “normais” não subsiste qualquer limite de faturação.
5.3. - É, ainda, importante referir que a fatura simplificada é considerada como um documento autoliquidado, ou seja, assim que é emitido, considera-se liquidado. Já a fatura necessita de recibo para considerar-se liquidada.
6 - OUTROS ASPETOS RELACIONADOS FATURAS E DOCUMENTOS EQUIVALENTES?
6.1. - Sabia que está em curso um processo de transição dos sistemas de faturação?
Assim, se a sua empresa for fornecedora de entidades públicas no âmbito de Contratos Públicos (Estado), para poderem concorrer aos referidos concursos, terão de possuir sistemas de faturação a emitir as faturas eletrónicas.
Talvez por isso a realidade da digitalização da economia Portuguesa esteja de facto próxima.
6.2. - Como fazer, quando se anula uma fatura ou documento equivalente, depois da submissão do SAF-T?
De acordo com a Portaria n.º 302/2016 devem constar da tabela 4.1 - Documentos comerciais a clientes (SalesInvoices) todos os documentos de venda e retificativos emitidos pela empresa, incluindo os documentos anulados, devidamente assinalados, para permitir verificar a sequencialidade da numeração dos documentos dentro de cada série documental, que deve ter uma numeração pelo menos anual.
02-3648 Quando é que é necessário pedir a substituição do ficheiro enviado?
Justifica-se a substituição, quando os elementos constantes do Portal das Finanças (e-Fatura) divirjam dos elementos que constam no documento emitido. Por regra, tal situação deve-se à existência de erros na construção do ficheiro.
Os ficheiros submetidos devem refletir a informação dos documentos emitidos.
A referência à fatura anulada será comunicada à AT através do ficheiro SAF-T (PT) relativo ao mês em que executou a anulação da fatura e a emissão da nova. Não existe a necessidade de substituição do ficheiro SAF-T (PT) por ter anulado uma fatura.
6.3. - As notas de débito e de crédito, são documentos retificativos de fatura que de acordo com o n.º 7 do artigo 29.º do CIVA são obrigatoriamente emitidos «...quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão (...).».
7 - Notas de crédito
7.1. - A Nota de Crédito é um documento para creditar/ anular o valor de uma fatura, de forma total ou parcial.
Para a sua emissão, deve escolher uma das opções:
7.1.1. - Retificar valores faturados
Nesta situação, a Nota de Crédito deve estar relacionada com um ou vários documentos de venda. O valor final do documento não deve ultrapassar os valores do documento relacionado.
- Deixa de ser possível adicionar novos artigos;
- Os artigos a creditar devem fazer parte do documento relacionado;
- O preços e quantidades não podem ultrapassar os preços e quantidades dos artigos dos documentos de origem.
7.1.2. - Desconto por rappel
O Rappel trata-se de um "prémio" ou "desconto" na forma de crédito atribuído a um cliente para aplicar em compras futuras.
- Pode emitir uma Nota de Crédito sem indicar um documento relacionado;
- É possível adicionar novos artigos;
8 - Notas de débito
8.1. - A Nota de Débito é um documento retificativo e permite corrigir o valor de uma fatura sempre que:
- Não tenha sido aplicado o IVA;
- Os artigos tenham sido faturados com um IVA inferior.
E tal como na Nota de Crédito, ao emitir uma Nota de Débito deve escolher uma das opções:
- Retificar valores faturados;
- Desconto por rappel.
Apenas difere da nota de crédito nas seguintes situações:
- Uma Nota de Débito vai acrescentar valor ao que já existe na fatura, aumentando o valor em dívida do cliente.
- Desta forma, na Nota de Débito é possível adicionar artigos ou alterar os valores dos artigos já existentes.
9 - Quais os prazos para arquivar os documentos de uma empresa?
Os documentos são o testemunho da atividade de uma empresa, devendo, por isso, ser conservados a título de prova dos atos praticados. Para tal, é fundamental ter conhecimento da legislação no que concerne à conservação de toda a documentação.
Documentos de transporte – 2 anos
Segundo o artigo 6º do Regime dos Bens em Circulação, os documentos de transporte devem ser guardados até ao segundo ano seguinte ao da sua data de emissão.
Todos os exemplares deverão ser arquivados, nomeadamente os documentos de transporte destinados ao rementente e ao destinatário, bem como os destinados à inspeção tributária que não tenham sido recolhidos.
Documentos contabilísticos – 10 anos
De acordo com o artigo 40º do código comercial, as empresas são obrigadas a arquivar e conservar, durante 10 anos, todos os documentos contabilísticos e respetivos relatórios financeiros da atividade. Estes documentos podem ser arquivados com recurso a meios eletrónicos.
Correspondência – 10 anos
Em relação à correspondência, aplica-se também o artigo 40º do código comercial, existindo, desta forma, o dever de arquivo da mesma por um prazo de 10 anos.
Dossier Fiscal – 10 anos
Os empresários sujeitos ao código de IRC e IRS, com contabilidade organizada, são obrigados a manter arquivado e em boa ordem, durante 10 anos, o processo de documentação fiscal relativo a cada ano de tributação, à exceção dos isentos nos termos do artigo 9º.
Documentos de IRC – 10 anos
Segundo o número 4) do artigo 123º do código do imposto sobre as pessoas coletivas, os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem, durante o prazo de 10 anos, sendo essa obrigação de conservação extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos.
Documentos de IVA – 10 anos
Segundo o código do IVA, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem, durante os 10 anos civis subsequentes, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos (artigo 52º do CIVA).
