Tal como decorre do n.º 1 do artigo 35.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, o sujeito passivo deve comunicar todas as referidas séries dos documentos antes da sua utilização, pelo que se pretende utilizar uma nova série a partir de 1 de janeiro de 2021, deverá proceder à respetiva comunicação para a AT antes desse dia.
5.1. - Comunicação das séries à AT - Quando?
Numa medida que visa agilizar a faturação eletrónica e face às consecutivas prorrogações, a comunicação de séries à AT, torna-se obrigatória em 2023, ou seja facultativa para 2022.
Contudo, ainda que facultativa para 2022, a AT já permite a comunicação e aposição do referido código.
5.2. - Comunicação das séries à AT - Como?
5.2.1. - De acordo com as novas regras de faturação e segundo o Decreto Lei 28/2019, “os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado”. A ALFISCONTA e a AT aconselham ao cumprimento desta obrigação por via webservice, retirando à operação eventuais erros pela intervenção humana, devendo para o efeito contactar o v/ apoio técnico ao v/ programa de faturação.
5.2.2. - Deste modo, por cada série documental comunicada, a AT atribui um código que deve integrar o Código Único de Documento. Para a obtenção do código de validação das séries documentais, os sujeitos passivos devem comunicar:
- O identificador da série do documento;
- O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas;
- O início da numeração sequencial a utilizar na série, de acordo com o definido no n.º 3 do artigo 3.º;
- A data prevista de início da utilização da série para qual e qual é solicitado o código de validação.
Este código de validação de série, com o formato ATCUD: Código de Validação-N Sequencial, atribuído pela AT, é composto por um mínimo de oito carateres e apresenta os seguintes elementos:
- Código de validação da série;
- Número sequencial do documento dentro da série.
Estabeleceu-se ainda a data de 31 de dezembro de 2021 como prazo limite para a utilização de documentos pré-impressos em tipografia autorizada sem a menção ao ATCUD. Data que, se ultrapassada, impossibilitará que as empresas continuem a faturar de acordo com a lei.