FATURAS E OUTROS DOCUMENTOS FISCALMENTE RELEVANTES
QR-CODE, ATCUD E OUTROS RELATIVOS A FATURAS
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SERVIÇOS DE CONTABILIDADE E FISCALIDADE
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10 - Outras obrigações nas suas faturas

Não obstante fugir ao âmbito dos serviços de ALFISCONTA, alertamos que no dia 1 de novembro de 2021 entrou em vigor o novo regime aplicável à atribuição e divulgação de linhas telefónicas para contacto do consumidor, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 59/2021 de 14 de julho.

Esta nova obrigação vem regulamentar a disponibilização e divulgação de linhas telefónicas para contacto do consumidor, pois muitas empresas disponibilizam linhas de apoio ao cliente com custos mais elevados do que uma chamada normal.

Alterações ao Decreto-Lei n.º 59/2021 introduzidas pela Lei n.º 14/2023

  • As obrigações de divulgação apenas se aplicam nas relações estabelecidas entre fornecedores de bens e serviços e consumidores, excluindo as relações entre fornecedores de bens e serviços que sejam comerciais ou de prestação de serviços.
  • São significativamente reduzidos os locais de divulgação das linhas telefónicas, que, agora, passam a estar limitados ao sítio do fornecedor na internet e aos contratos escritos celebrados com o consumidor, em qualquer caso, quando aplicável.
  • O montante das coimas passa a ser o que corresponde a contraordenações leves (e não graves).
  • Conheça o que muda a partir de 7 de abril de 2023.
9 - Arquivo eletrónico dos documentos

9.1. - Os documentos (que se encontrem guardados de forma sequencial e respeitem o plano de arquivo e individualização de cada exercício, de acordo com o mesmo modelo previsto para o ficheiro Saft) que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico. As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico. Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais. As operações de digitalização e arquivo eletrónico podem ser asseguradas por terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo. Nas operações de digitalização e arquivo eletrónico executadas por terceiros, deve ser aposto em todos os registos dos documentos ou grupo de documentos uma soma de verificação pelo executante do arquivo que certifica o desenvolvimento exato do processo. Aguarda-se a implementação da estrutura do ficheiro Saft da Contabilidade para que se possa verificar em concreto as regras e os detalhes associados a este arquivo digital de documentos inicialmente emitidos em papel físico.

9.2. - As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico. O processamento automático efetuado pelos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica deve incluir o registo de dados relativos aos documentos mencionados, de forma a garantir uma transferência exata e completa dos dados para os suportes de arquivamento.

9.3. - Com a implementação de todas as medidas do caderno Simplex +, prevê-se, desta forma, um caminho de desmaterialização de documentos e, bem assim, um cruzamento cada mais aprofundado dos dados entre Cliente Final, Empresas e Autoridade Tributária. O rigor e o detalhe no trabalho contabilístico são, desta forma, essenciais para a garantia de que todas as partes se salvaguardam e produzem os elementos necessários para o cumprimento da legislação em vigor. A atualização de conhecimentos e de quadros técnicos especializados nas empresas de prestadoras de serviços de Contabilidade são a garantia do sucesso na capacidade de adaptação aos novos tempos e às novas exigências legais a que todos devemos corresponder.

9.4. - Os arquivos em causa podem ser mantidos em Portugal, ou em qualquer outro Estado membro da União Europeia, podendo, mediante autorização da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), ser mantidos fora do território da União Europeia, conforme estipulado nos números 2 e 4 do artigo 20.º e 21.º do DL n.º 28/2019.

Para obtenção das autorizações previstas, os sujeitos passivos devem submeter à AT um pedido, por via eletrónica, no qual identifiquem o país terceiro e se responsabilizem pela verificação das condições estabelecidas em lei.
8 - Comunicação à Autoridade Tributária sobre a localização do arquivo

Os sujeitos passivos devem indicar, na declaração de início de atividade referida no artigo 31.º do Código do IVA ou, quando for o caso, na declaração a que se refere o artigo 32.º do mesmo Código, o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico. Para os sujeitos passivos já em atividade, estes devem proceder à entrega de declaração de alterações no prazo de 30 dias contados a partir da entrada em vigor do presente decreto-lei, caso o local de centralização do arquivo não corresponda à inicialmente comunicada.

7 - Comunicação à Autoridade Tributária de Inventários

A comunicação passa a ser efetuada também em valor e não apenas em quantidade e passa a abranger todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.
Prorrogado para inventário de 2023 a entregar em janeiro de 2024). - Clique aqui para saber sobre este tema.
6 - Comunicação relativa aos estabelecimentos existentes - Art.º 34.º DL n.º 28/2019

Os sujeitos passivos devem comunicar à AT por via eletrónica, no Portal da Finanças:

- A identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes;
- A identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
- O número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável;
- A identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ ou instalaram as soluções de faturação. Sempre que se verifiquem alterações de qualquer dos elementos constantes da comunicação referida, os sujeitos passivos devem entregar nova comunicação, por via eletrónica no Portal das Finanças.

No decurso de 2019 estas devem ser efetuadas:

- Até 30 de junho de 2019, pelos sujeitos passivos de IVA que já exerçam a atividade à data da entrada em vigor do presente decreto-lei ou que a tenham iniciado até 31 de maio de 2019;
- Nos 30 dias posteriores ao início de atividade ou à ocorrência das alterações nos restantes casos.

Os prazos apresentados foram prorrogados pelo Despacho n,º 4/2019-XXII, de 30/10, podendo a referida comunicação relativa aos estabelecimentos ser concretizada até 30 de junho de 2020.
Despacho n.º 239/2020-XXII, de 01/07/2020, do SEAF - Suspensa até à consolidação do quadro jurídico existente sobre a matéria.
Aguarda-se mais informação sobre a disponibilização desta ferramenta no Portal da Autoridade Tributária, bem como os esclarecimentos técnicos sobre a sua implementação.

5 - Comunicação das séries documentais em utilização - Art.º 35.º DL n.º 28/2019

Tal como decorre do n.º 1 do artigo 35.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, o sujeito passivo deve comunicar todas as referidas séries dos documentos antes da sua utilização, pelo que se pretende utilizar uma nova série a partir de 1 de janeiro de 2021, deverá proceder à respetiva comunicação para a AT antes desse dia.


5.1. - Comunicação das séries à AT - Quando?
Numa medida que visa agilizar a faturação eletrónica e face às consecutivas prorrogações, a comunicação de séries à AT, torna-se obrigatória em 2023, ou seja facultativa para 2022.
Contudo, ainda que facultativa para 2022, a AT já permite a comunicação e aposição do referido código.


5.2. - Comunicação das séries à AT - Como?
5.2.1. - De acordo com as novas regras de faturação e segundo o Decreto Lei 28/2019, “os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado”. A ALFISCONTA e a AT aconselham ao cumprimento desta obrigação por via webservice, retirando à operação eventuais erros pela intervenção humana, devendo para o efeito contactar o v/ apoio técnico ao v/ programa de faturação.

5.2.2. - Deste modo, por cada série documental comunicada, a AT atribui um código que deve integrar o Código Único de Documento. Para a obtenção do código de validação das séries documentais, os sujeitos passivos devem comunicar:

- O identificador da série do documento;
- O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas;
- O início da numeração sequencial a utilizar na série, de acordo com o definido no n.º 3 do artigo 3.º;
- A data prevista de início da utilização da série para qual e qual é solicitado o código de validação.

Este código de validação de série, com o formato ATCUD: Código de Validação-N Sequencial, atribuído pela AT, é composto por um mínimo de oito carateres e apresenta os seguintes elementos:

- Código de validação da série;
- Número sequencial do documento dentro da série.

Estabeleceu-se ainda a data de 31 de dezembro de 2021 como prazo limite para a utilização de documentos pré-impressos em tipografia autorizada sem a menção ao ATCUD. Data que, se ultrapassada, impossibilitará que as empresas continuem a faturar de acordo com a lei.
3 - Obrigação de emissão de faturas em programa certificado pela AT

3.1. - Passam a estar obrigados à emissão de faturas por programas informáticos certificados (artigo 4º do DL 28/2019):
os sujeitos passivos que tenham contabilidade organizada por obrigação, ou por opção, e os que não tendo contabilidade organizada, tenham ultrapassado, em 2018, 75.000 euros de volume de negócios. De acordo com o Despacho emitido, esta obrigação pode ser cumprida, sem penalização, até dia 1 de julho de 2019.
Para os anos seguintes, o limite mínimo para estar abrangido por esta obrigação passa a ser de 50.000 euros de volume de negócios (a partir de 1 de janeiro de 2020 face ao volume de negócios de 2019).

Este decreto-lei, prevê a hipótese de as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes serem elaborados pelos adquirentes dos bens ou serviços ou por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo emitente, estando a emissão nestes termos por adquirentes ou terceiros que não tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro da União Europeia, sujeita a autorização prévia da AT, nos termos do n.º 2 do Art.º 5.º do decreto-lei n.º 28/2019.

Para obtenção das autorizações previstas, os sujeitos passivos devem submeter à AT um pedido, por via eletrónica, no qual identifiquem o país terceiro e se responsabilizem pela verificação das condições estabelecidas em lei.

3.2. - A dispensa de impressão de fatura ou do seu envio em formato eletrónico passará a ocorrer quando o adquirente é um particular que forneça o seu NIF e a entidade comerciante, que emite a fatura, tenha optado pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas em tempo real. Este tópico ainda aguarda mais dados sobre os elementos a constar nas faturas sem papel.

3.3. - E se o programa ou o sistema informático de faturação ficar inoperacional?

Considera-se existir inoperacionalidade do programa quando o acesso a este se mostre inviável, podendo resultar, nomeadamente, de avaria do equipamento informático, da falta de energia elétrica ou falha no acesso à aplicação por falta de cobertura de rede pelo operador de telecomunicações (em caso de utilização de programa através da internet ou de soluções de mobilidade).
Nestes casos, as faturas e documentos relevantes devem ser emitidos em documentos pré-impressos em tipografias autorizadas e, posteriormente, ser recuperados para o programa.

2 - ATCUD nas faturas e outros documentos relevantes

2.1. - O que é o ATCUD?
O Código Único de Documento (ATCUD) é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada. O ATCUD, conforme definido no art.º 3º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, resulta da concatenação do código de validação atribuído à série com o n.º sequencial do documento dentro dessa série.

2.2. - É obrigatório?
Sim, o ATCUD é imposto pelo n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, que determina que o código único de documento (ATCUD) deve constar em todos os documentos fiscalmente relevantes emitidos.

Na imagem, o número 12345678 é o código da série e o número 24 o número do documento.
O número do documento já existe e volta a aparecer no ATCUD. No exemplo anterior o ATCUD é referente à Fatura Nº 1 FT/24.

2.3. - E as faturas e documentos fiscalmente relevantes impressas em tipografias autorizadas?
Sim. O ATCUD deve constar obrigatoriamente nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes ainda que impressos em tipografia autorizada pela AT.

Para obter o código único de documento (ATCUD), as tipografias autorizadas devem efetuar a comunicação prevista no n.º 4 do artigo 16.º do DL 28/2019, de 15 de fevereiro, no Portal das Finanças em “Comunicar Séries e Gamas para Impressão”, que substitui a comunicação efetuada no portal e-Fatura.

2.4. - É obrigatório a partir de quando?
A implementação do ATCUD estava inicialmente prevista para Janeiro de 2021, mas devido à pandemia, foi adiada pelo Despacho nº 412/2020 para para Janeiro de 2022.
Posteriormente, o mesmo motivo fez com que o ATCUD fosse novamente adiado pelo Despacho nº 351/2021 para 1 de Janeiro de 2023.

2.5. - Alerta-se que:
2.5.1. - Os documentos pré-impressos adquiridos em tipografia autorizada sem o código único de documento (ATCUD) só podem ser utilizados até ao dia 31 de dezembro de 2022;
2.5.2. - Antes de emitir qualquer fatura ou outros documentos fiscalmente relevantes, tem de comunicar cada série de cada tipo de documento à AT (ler tema 4).

2.5. - Que documentos devem possuir o Código QR?

Todas as faturas e documentos considerados fiscalmente relevantes devem ter um QR Code, como por exemplo:

Documentos Pré-venda
- Orçamentos
- Faturas pró-forma

Faturas e documentos retificativos
- Faturas
- Faturas Simplificadas
- Faturas Recibo
- Notas de débito
- Notas de crédito

Documentos de transporte
- Guia de remessa
- Guia de transporte
- Guia de movimentação de ativos fixos próprios
- Guia de consignação
- Guia ou nota de devolução

Conta corrente
- Recibos


Legislação:
1 - QR CODE - CÓDIGO QR nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes

1.1. - O que é?
O QR Code é um código de barras bidimensional que deve constar nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes e ao qual se pode fazer um scan na app e-fatura para registo das faturas.

Desta forma fica simplificada a comunicação do documento ao portal, como era objetivo do Governo que pretendeu consolidar a modernização de normas relativas à faturação como:

- Fim das faturas em papel;
- Maior facilidade na comunicação de documentos fiscalmente relevantes à AT;
- Maior controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, para combater a economia informal, fraude e evasão fiscal;
- Promove a faturação eletrónica, para aumentar a produtividade nas empresas;
- Permite melhorar a produtividade dos utilizadores dos programas de faturação e contabilidade.

1.2. - É obrigatório?
Sim, o Código de Barras Bidimensional (Código QR) previsto no nº 3 do artigo 7º do Decreto-Lei 28/2019, deve constar obrigatoriamente nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por programas certificados pela AT, ainda que a sua utilização seja por opção, não sendo relevante a natureza do seu emitente.

1.3. - E as faturas e documentos fiscalmente relevantes impressas em tipografias autorizadas?
Não. O Código QR deve constar obrigatoriamente nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidos por programas certificados pela AT.

1.4. - É obrigatório a partir de quando?
Considerando o Despacho do SEAAF n.º 412/2020.XXII, a comunicação das séries documentais, bem como a introdução do ATCUD nos documentos, foi reprogramada para 01 de janeiro de 2022.

1.5. - Que documentos devem possuir o Código QR?

Todas as faturas e documentos considerados fiscalmente relevantes devem ter um QR Code, como por exemplo:

Documentos Pré-venda
- Orçamentos
- Faturas pró-forma

Faturas e documentos retificativos
- Faturas
- Faturas Simplificadas
- Faturas Recibo
- Notas de débito
- Notas de crédito

Documentos de transporte
- Guia de remessa
- Guia de transporte
- Guia de movimentação de ativos fixos próprios
- Guia de consignação
- Guia ou nota de devolução

Conta corrente
- Recibos


Legislação:

4. - Quais os dados que devem constar nas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes?

4.1. Requisitos impostos pela alínea a) do nº 5 do art.º 36.º do CIVA:

4.1.1. - Nome: Introduza a designação social da empresa ou, caso seja uma pessoa singular, o seu nome completo - ver alínea a) do nº 5 do art.º 36.º do CIVA;
- Embora possam constar nestes documentos, não coloque uma marca ou um nome de estabelecimento neste requisito;
4.1.2. - Número de identificação fiscal: Introduzir o NIF ou o NIPC,  número gerado de forma automática que identifica a atividade do cidadão ou a empresa perante a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Destina-se exclusivamente ao tratamento de informação de natureza fiscal e aduaneira - ver alínea a) do nº 5 do art.º 36.º do CIVA;
4.1.3. - Logótipo: Pode adicionar uma imagem para incluir nos documentos emitidos;
4.1.4. - Endereço da Sede: Introduza o endereço completo da sede da sua empresa ou da sua residência fiscal, caso seja uma pessoa singular;

4.2. - Obrigações impostas pelo art.º 171.º do Código das Sociedades Comerciais (CSC):

4.2.1. - Conservatória do Registo Comercial: Introduzir a designação da Conservatória do Registo Comercial onde está registada a empresa, por exemplo, Porto - 2.ª Secção;
4.2.2. - N.º Matrícula C.R.C.: Introduzir o número de registo da empresa na Conservatória do Registo Comercial. Normalmente, o número de registo é igual ao número de contribuinte;
4.2.3. - Capital Social: Indicar o capital social da empresa (apenas aplicável a empresas);

4.3. - Outras obrigações:

4.3.1.  Obrigatoriedade de referir o custo da chamada nas linhas telefónicas nas faturas: O Decreto-Lei 59/2021, de 14 de julho obrigavou até abril de 2023 a que constasse na fatura, demais documentos fiscalmente relevantes e outros, o custo da chamada nas linhas telefónicas para contato do consumidor. Esta obrigação foi parcialmente revogada pela Lei 14/2023 de 6 de abril, que  determina que a obrigação de disponibilizar os números telefónicos para contacto do consumidor se circunscreve apenas ao sítio na Internet e aos contratos escritos celebrados com os consumidores.