Inscrição na Segurança Social e Pagamentos à SS
1 - Empresas (entidades coletivas/empregadoras)
Pessoa coletiva que na qualidade de entidade empregadora, independentemente da sua natureza e das finalidades que prossiga (com ou sem fins lucrativos), beneficie da atividade profissional remunerada, de trabalhadores abrangidos pelo regime geral dos trabalhadores por conta de outrem ou equiparados, ao abrigo de contrato de trabalho, tem algumas obrigações relativas à sua inscrição e eventuais alterações, a saber:
2 - Trabalhadores
Sabia que todos os trabalhadores e estagiários têm de estar inscritos na Segurança Social?
Sabe como funciona a inscrição dos mesmos e quem procede à mesma?
Se não, nós ajudamos a informar-se acerca dos procedimentos básicos relacionados com a inscrição na Segurança Social.
2.1. - Atribuição do NISS a Trabalhadores por Conta de Outrem
2.1.1. A entidade empregadora é responsável pela inscrição dos trabalhadores que iniciem a atividade ao seu serviço e deve comunicar aos serviços de Segurança Social a admissão de novos trabalhadores, online através do serviço Segurança Social Direta.
2.1.2. Para este efeito, os trabalhadores devem facultar à entidade empregadora a informação relativa à morada e número de identificação da Segurança Social (se já estiver identificado no sistema de Segurança Social) e todos os documentos necessários à sua inscrição, designadamente:
• documentos de identificação civil;
• documentos de identificação fiscal;
2.2 - Trabalhadores sem NISS (na hora)
A atribuição de NISS NA HORA pode ser solicitado por:
• Cidadãos Estrangeiros;
• Representantes Legais;
• Entidades Empregadoras (quando esteja em causa uma relação laboral).
• O pedido pelo cidadão estrangeiro pode ser efetuado nos serviços de atendimento da Segurança Social por marcação, através dos números 210 548 888 ou 300 088 888. O pedido pela própria Entidade Empregadora é efetuado através do email institucional de cada Centro Distrital da área da sede da empresa.
• Para contactar os competentes Centros Distritais (clicar aqui) e para efeitos do pedido à atribuição do NISS, tendo a entidade empregadora de comunicar o vínculo do trabalhador na Segurança Social Direta (SSD), preenchendo o formulário e juntando cópia digitalizada de documento de identificação válido (formulário).
• O pedido pode ainda ser feito no Portal da Segurança Social, em "Sou Cidadão" > "Atribuição de Número de Identificação de Segurança Social (NISS)" > "Como é atribuído o NISS a Pessoas Singulares?" > "CIDADÃOS ESTRANGEIROS".
Sequência dos procedimentos:
2º Clicar em Emprego > Vínculos de trabalhadores > Comunicar vínculo do trabalhador;
3º Insira o NISS ou NIF do trabalhador e a data de nascimento (campos obrigatórios);
4º Clique em Seguinte: Contrato de trabalho;
5º No separador Comunicar vínculo do trabalhador, caracterize o Contrato de trabalho:
Campos obrigatórios:
- Tipo de contrato;
- Prestação de trabalho;
- Início;
- Fim;
- Profissão (ao começar a escrever a profissão, o sistema apresenta lista de profissões);
- Remuneração base;
- Motivo do contrato (caso seja contrato a termo);
6º Clique em Seguinte: Prestação de trabalho;
7º No separador Prestação do trabalho defina:
- Local de trabalho;
- Enquadramento da prestação de trabalho;
- O sistema calcula a Taxa prevista (%);
8º Clique em Seguinte: Resumo:
- No separador Resumo são apresentados os dados preenchidos, que deverão ser conferidos, e após confirmação de que está tudo correto, deverá finalizar o registo, clicando em Comunicar vínculo do trabalhador.
Para além da inscrição/admissão/alteração/cessação do trabalhador na segurança social, deverá enviar para a Alfisconta todos os dados, incluindo a cópia do contrato de trabalho para a correta e completa inscrição na base de dados.
3 - Comunicação de admissão de trabalhadores
3.1. - As entidades empregadoras são obrigadas a comunicar aos serviços da Segurança Social competentes a admissão de trabalhadores (ver vídeo):
- Nas 24 horas anteriores ao início de produção de efeitos do contrato de trabalho
- Durante as 24 horas seguintes ao início da atividade, quando por razões excecionais (fundamentadas) a comunicação não possa ser feita naquele prazo apenas para contratos de muito curta duração (atividades sazonais agrícolas ou realização de eventos turísticos) ou prestação de trabalho por turnos.
- A comunicação de ser feita online no Serviço Segurança Social Direta.
- Excepção: no caso de trabalhadores do serviço doméstico a comunicação pode ser efetuada através de qualquer meio escrito.
- Deve ser indicado o Número de Identificação da Segurança Social (NISS) se o houver e a modalidade de contrato de trabalho a termo resolutivo ou sem termo, a tempo parcial.
- As falsas declarações prestadas pelo contribuinte, nomeadamente por não ser verdadeira a relação laboral comunicada, determina a anulação do enquadramento dos trabalhadores.
3.2. - As entidades empregadoras devem, ainda:
3.2.1. - Entregar uma declaração aos trabalhadores ou cópia da comunicação de declaração de admissão, onde conste o respetivo NISS, o número de identificação fiscal (NIF) e a data da admissão do trabalhador.
3.2.2. - Indicar, no caso de, contratos de muito curta duração:
- A identificação do domicilio ou sede das partes
- O local de trabalho
- A atividade do trabalhador e correspondente retribuição
- A data de início dos efeitos do contrato de trabalho
- A duração do contrato de trabalho
- Remeter, à instituição de Segurança Social competente, cópia do contrato de trabalho intermitente ou em exercício intermitente da prestação de trabalho (ex. trabalhadores de companhias de bailado ou teatro), no prazo de 5 dias a partir da comunicação da admissão de trabalhador ou da conversão do respetivo contrato de trabalho ou juntamente com a declaração de admissão.
4 - Comunicação de alterações ao contrato de trabalho
As entidades empregadoras devem comunicar aos serviços da Segurança Social:
a) A cessação, suspensão do contrato de trabalho e respetivo motivo até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência, através do formulário Comunicação de Admissão de trabalhador/ Início de atividade de trabalhador/ Vínculo a nova entidade empregadora/ Cessação/ Suspensão da atividade do trabalhador, Mod. RV1009-DGSS.
b) A alteração da modalidade do contrato de trabalho até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência, RV1009-DGSS.
5 - Incumprimento dos deveres
5.1. - Se a entidade empregadora não comunicar
- A admissão de novos trabalhadores:
* Presume-se que o trabalhador iniciou a prestação de trabalho no 1.º dia do 6.º mês anterior ao da verificação do incumprimento
* Fica sujeita à aplicação de:
- Contraordenação leve, quando o dever for cumprido nas 24 horas subsequentes ao termo do prazo, e
- Contraordenação grave, nas restantes situações.
- Os elementos relativos à cessação, suspensão e alteração da modalidade do contrato de trabalho:
*Presume-se a existência da relação laboral, mantendo-se a obrigação contributiva, enquanto a entidade empregadora não fizer a respetiva comunicação
*Fica sujeita à aplicação de uma contraordenação leve.
Limite máximo: a soma das coimas que foram aplicadas às respetivas infrações, não podendo ser:
- Superior ao dobro do limite máximo mais elevado das várias contraordenações
- Inferior à mais elevada das coimas aplicadas às várias contraordenações.
Para trabalhadores do serviço doméstico e respetivas entidades empregadoras os limites mínimos e máximos são reduzidos a metade.
6 - DRI e Pagamento à Segurança Social
6.1. - Informação adicional:
A submissão da DRI à SS, deve ser concretizada até ao dia 10 do mês seguinte ao mês de referência (caso o dia 10 ocorra num feriado nacional, sábado ou domingo, transita para para o dia útil seguinte)
O intervalo temporal do dia 10 a 20 de cada mês para pagamento da TSU tem as seguintes condicionantes:
a) O dia 20 é sempre o prazo limite de pagamento, salvo se o último dia coincidir com um sábado, domingo ou feriado, onde o prazo limite passa para o dia útil seguinte;
b) A guia para pagamento por multibanco tem sempre e só 48 horas de validade sem prejuízo do limite definido na alínea a);
c) Perante a caducidade do documento referido na alínea b), pode-se processar outro ou pagar por homebanking/multibanco.
Os prazos mencionados no ponto 6.1. são excecionalizados no mês de agosto, onde a submissão da DRI passa para 25 de agosto e o pagamento da TSU passa para 31 de agosto (ver comunicado da SS).
6.2. - Para pagar as contribuições à Segurança Social por Multibanco/homebanking, com referência Multibanco:
- Introduzir o cartão e o código pessoal/dados de acesso.
- Selecionar a opção "Pagamentos e Outros Serviços".
- Selecionar "Pagamentos de Serviços/Compras".
- Preencher a entidade, a referência e o montante.
- Guardar o talão/recibo da caixa Multibanco, que serve como prova do pagamento das contribuições à Segurança Social.
6.3. - Para pagar as contribuições à Segurança Social por Multibanco/homebanking, sem referência:
- Introduzir o cartão e o código pessoal/dados de acesso.
- Selecionar a opção "Pagamentos e Outros Serviços".
- Selecionar "Estado e Setor Público".
- Selecionar "Pagamentos à Segurança Social".
- Escolher o pagamento pretendido.
- Inserir o Número de Identificação da Segurança Social (NISS);
- Preencher os dados pedidos no ecrã (o mês é o de referência e não o de pagamento).
- Guardar o talão/recibo emitido da caixa Multibanco, que serve como prova do pagamento das contribuições à Segurança Social.
6.4. - Os pagamento à SS podem ser feitos por:
- Tesourarias da Segurança Social
- Caixas Multibanco
- Homebanking
- Débito Direto
7. - Declaração de remunerações
É uma obrigação das Entidades Empregadoras entregar todos os meses à Segurança Social a Declaração de Remunerações, na qual, relativamente a cada trabalhador ao seu serviço, têm de indicar o valor da remuneração que está sujeita a descontos, os tempos de trabalho e a taxa contributiva aplicável.
8. - Outras inscrições
9. - Outros assuntos relacionados:
Este entendimento da Alfisconta não dispensa da consulta da legislação respetiva.
