OBRIGAÇÃO DE ELABORAÇÃO DE ATAS
As sociedades comerciais são obrigadas a possuir livros para atas, que podem ser constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando existam, pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa da assembleia geral da sociedade, que lavram, igualmente, os termos de abertura e de encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
Assim, os livros de Atas podem ser adquiridos em papelarias e livrarias, ou criados pela própria empresa desde que obedeçam aos requisitos exigidos, podendo ser:
- Livros de Atas Manuais (as Atas são elaboradas à mão);
- Livros de Atas Informatizados (as Atas são impressas em livro);
- Livro de Atas Online (as Atas são geridas online).
1 - É obrigatório ter livro de Atas?
Sim, o Código Comercial, no seu artigo 31.º - "Livros obrigatórios", estipula que as sociedades comerciais são obrigadas a possuir livros para atas, podendo ser constituídos por folhas soltas numeradas sequencialmente e rubricadas pela administração ou pelos membros do órgão social a que respeitam ou, quando existam, pelo secretário da sociedade ou pelo presidente da mesa da assembleia geral da sociedade, que lavram, igualmente, os termos de abertura e de encerramento, devendo as folhas soltas ser encadernadas depois de utilizadas.
2 - Para que serve o livro de Atas?
O artigo 37.º - "Livros das atas das sociedades", explica que os livros ou as folhas das atas das sociedades servirão para neles se lançarem as atas das reuniões de sócios, de administradores e dos órgãos sociais, devendo cada uma delas expressar a data em que foi celebrada, os nomes dos participantes ou referência à lista de presenças autenticada pela mesa, os votos emitidos, as deliberações tomadas e tudo o mais que possa servir para fazer conhecer e fundamentar estas, e ser assinada pela mesa, quando a houver, e, não a havendo, pelos participantes.
3 - Quais são os requisitos?
De acordo com os artigos 39.º - "Requisitos externos dos livros de atas", e 40.º - "Obrigação de arquivar a correspondência, a escrituração mercantil e os documentos", que "Sem prejuízo da utilização de livros de atas em suporte eletrónico, as atas devem ser lavradas sem intervalos em branco, entrelinhas ou rasuras e que no caso de erro, omissão ou rasura deve tal facto ser ressalvado antes da assinatura", e que "Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência emitida e recebida, a sua escrituração mercantil e os documentos a ela relativos, devendo conservar tudo pelo período de 10 anos, podendo os mesmos ser arquivados com recurso a meios eletrónicos".
4 - Deliberações
4.1. - No Código das Sociedades Comerciais, no seu artigo 63.º - "Atas", número 1, "As deliberações dos sócios só podem ser aprovadas pelas atas das assembleias ou, quando sejam admitidas deliberações por escrito, pelos documentos donde elas constem."
4.2. - Por sua vez, o número 2 estabelece que a ata deve conter, pelo menos:
a) A identificação da sociedade (recordamos que, relativamente a esta "identificação da sociedade", deve ser tido em atenção o disposto no artigo 171.º do CSC, pois a sua omissão, segundo o n.º 2 do artigo 528.º, também do CSC, será punida com coima de 250 a 1.500 euros, pelo que aconselhamos a sua leitura para que os requisitos nele constantes fiquem expressos nas correspondentes atas), o lugar, o dia e a hora da reunião;
b) O nome do presidente (significa esta disposição que as assembleias gerais devem ser sempre presididas por um sócio, normalmente pelo que detiver maior participação no capital social, ou, em igualdade de circunstâncias, pelo sócio mais velho, salvo se existir disposição diversa no contrato de sociedade, vide o n.º 4 do artigo 248.º do CSC. É óbvio que no caso das sociedades unipessoais quem preside é o sócio único, como não poderia deixar de ser e, se os houver, dos secretários;
c) Os nomes dos sócios presentes ou representados e o valor nominal das partes sociais, quotas ou ações de cada um, salvo nos casos em que a lei mande organizar lista de presenças, que deve ser anexada à ata;
d) A ordem do dia constante da convocatória, salvo quando esta seja anexada à ata;
e) Referência aos documentos e relatórios submetidos à assembleia;
f) O teor das deliberações tomadas;
g) Os resultados das votações;
h) O sentido das declarações dos sócios, se estes o requererem.
4.3. - O número 3 estipula "Quando a ata deva ser assinada por todos os sócios que tomaram parte na assembleia e algum deles não o faça, podendo fazê-lo (repare-se que não pode deixar de ser tido em atenção, neste caso, o disposto no artigo 521.º "Recusa ilícita de lavrar ata", do CSC, que dispõe que aquele que, tendo o dever de redigir ou assinar ata de assembleia social, sem justificação o não fizer, ou agir de modo que outrem igualmente obrigado o não possa fazer, será punido, se pena mais grave não couber por força de outra disposição legal, com multa até 120 dias), deve a sociedade notificá-lo judicialmente para que, em prazo não inferior a oito dias, a assine; decorrido esse prazo, a ata tem a força probatória referida no número 1, desde que esteja assinada pela maioria dos sócios que tomaram parte na assembleia sem prejuízo do direito dos que a não assinaram de invocarem em juízo a falsidade da ata".
4.4. - O número 4 refere que "Quando as deliberações dos sócios constem de escritura pública, de instrumento fora das notas ou de documento particular avulso, deve a gerência, o conselho de administração ou o conselho de administração executivo inscrever no respetivo livro a menção da sua existência".
4.5. - O número 5 estabelece "Sempre que as atas sejam registadas em folhas soltas, deve a gerência ou a administração, o presidente da mesa da assembleia geral e o secretário, quando os houver, tomar as precauções e as medidas necessárias para impedir a sua falsificação".
4.6. - O número 6 dispõe "As atas são lavradas por notário, em instrumento avulso, quando, no início da reunião, a assembleia assim o delibere ou ainda quando algum sócio o requeira em escrito dirigido à gerência, ao conselho de administração ou ao conselho de administração executivo da sociedade e entregue na sede social com cinco dias úteis de antecedência em relação à data da assembleia geral, suportando o sócio requerente as despesas notariais".
4.7. - O número 7 refere que "As atas apenas constantes de documentos particulares avulsos constituem princípio de prova, embora estejam assinadas por todos os sócios que participaram na assembleia".
4.8. - Finalmente, o número 8, estabelece que "Nenhum sócio tem o dever de assinar as atas que não estejam consignadas no respetivo livro ou nas folhas soltas, devidamente numeradas e rubricadas".
5.1. - O artigo 70.º - "Prestação de contas", do CSC, na redação que lhe foi introduzida pelo artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de Janeiro, e pelo artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 185/2009, de 12 de Agosto, estipula que a informação respeitante às contas do exercício e aos demais documentos de prestação de contas devidamente aprovados, está sujeita a registo comercial, nos termos da lei respetiva. Estipula ainda este articulado que as sociedades devem disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respetivo sítio da Internet, quando exista, e na sua sede, cópia integral dos seguintes documentos: Relatório de gestão, Relatório sobre a estrutura e as práticas de governo societário, quando não faça parte integrante do relatório de gestão, Certificação legal das contas e o Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
5.2. - Anote-se, desde já, que a legislação atrás referida é a constante do Código do Registo Comercial, o qual estabelece, no seu artigo 42.º - "Prestação de contas", na redação que lhe foi introduzida pelo artigo 12.º do já referido DL n.º 8/2007, de 17/1, que "O registo da prestação de contas consiste no depósito, por transmissão eletrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos - ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, - Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados; - Certificação legal das contas; - Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.
5.3. - Alertamos, ainda, para o n.º 4 do artigo 15.º - "Factos sujeitos a registo obrigatório", deste mesmo Código (CRC), na sua atual redação, introduzida pelo artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 292/2009, de 13 de Outubro, o qual estabelece que o pedido de registo de prestação de contas de sociedades e de estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada deve ser efetuado até ao 15.º dia do 7.º mês posterior à data do termo do exercício económico (atente-se que o prazo referido neste articulado está consonante com o prazo estabelecido nos artigos 121.º, do CIRC, e 113.º, do CIRS, ambos com a mesma designação - "Declaração anual de informação contabilística e fiscal".
5.4. - Retomando as disposições constantes do Código das Sociedades Comerciais, e no que respeita ao artigo 189.º - "Deliberações dos sócios", referente às sociedades em nome coletivo, o mesmo estipula, no n.º 1, que "Às deliberações dos sócios e à convocação e funcionamento das assembleias gerais aplica-se o disposto para as sociedades por quotas em tudo quanto a lei ou o contrato de sociedade não dispuserem diferentemente", no número 2 encontra-se estipulado que "As deliberações são tomadas por maioria simples dos votos expressos, quando a lei ou o contrato não dispuserem diversamente" e, por sua vez, o número 3 estabelece que "Além de outros assuntos mencionados na lei ou no contrato, são necessariamente objeto de deliberação dos sócios a apreciação do relatório de gestão e dos documentos de prestação de contas, a aplicação dos resultados, a resolução sobre a proposição, transação ou desistência de ações da sociedade contra sócios ou gerentes, a nomeação de gerentes de comércio e o consentimento referido no artigo 180.º (Proibição de concorrência e de participação noutras sociedades)", e, finalmente, o n.º 5 deste artigo, estabelece que: "As atas das reuniões das assembleias gerais devem ser assinadas por todos os sócios, ou seus representantes, que nelas participaram".
5.5. - Relativamente às sociedades por quotas devemos atender ao que dispõem os artigos 247.º e 248.º. Estabelece o primeiro, o artigo 247.º "Formas de deliberação", que além de deliberações tomadas nos termos do artigo 54.º (Deliberações unânimes e assembleias universais), os sócios, desde que não exista disposição na lei ou cláusula contratual que o proíba, podem tomar deliberações por voto escrito, além das deliberações em assembleia geral. O gerente lavrará ata, em que mencionará a verificação das circunstâncias que permitem a deliberação por voto escrito, transcreverá a proposta e o voto de cada sócio, declarará a deliberação tomada e enviará cópia desta ata a todos os sócios. A deliberação considera-se tomada no dia em que for recebida a última resposta ou no fim do prazo marcado, caso algum sócio não responda. Note-se que não pode ser tomada deliberação por voto escrito quando algum dos sócios esteja impedido de votar.
5.6. - O artigo 248.º "Assembleias gerais", estipula no seu n.º 1 que às assembleias gerais das sociedades por quotas se aplica o disposto sobre assembleias gerais das sociedades anónimas, em tudo o que não estiver especificamente regulado para aquelas. Refira-se que o n.º 6 deste artigo estipula que as atas das assembleias gerais devem ser assinadas por todos os sócios que nelas tenham participado.
5.7. - Quanto às sociedades unipessoais por quotas, o artigo 270.º-E "Decisões do sócio", estabelece que o sócio único exerce as competências das assembleias gerais, podendo, designadamente, nomear gerentes, devendo as decisões do sócio, de natureza igual às deliberações da assembleia geral, ser registadas em ata por ele assinada.
5.8. - Referindo-nos agora às sociedades anónimas, o artigo 388.º "Atas", estabelece que deve ser lavrada uma ata de cada reunião da assembleia geral, devendo estas atas ser redigidas e assinadas por quem nelas tenha servido como presidente e secretário, podendo a assembleia, contudo, deliberar que a ata seja submetida à sua aprovação antes de assinada.
5.9. - Vejamos, também, o que dispõe, nesta matéria, o Código do Procedimento Administrativo (CPA), nomeadamente nos seus artigos 34.º e 35.º:
Assim, o artigo 34.º- "Ata da reunião", estabelece no seu n.º 1: "De cada reunião é lavrada ata, que contém um resumo de tudo o que nela tenha ocorrido e seja relevante para o conhecimento e a apreciação da legalidade das deliberações tomadas, designadamente a data e o local da reunião, a ordem do dia, os membros presentes, os assuntos apreciados, as deliberações tomadas, a forma e o resultado das respetivas votações e as decisões do presidente".
Por sua vez, os n.ºs 2, 3, 4 e 5 dispõem, respetivamente, "As atas são lavradas pelo secretário e submetidas à aprovação dos membros no final da respetiva reunião ou no início da reunião seguinte, sendo assinadas, após a aprovação, pelo presidente e pelo secretário", "Não participam na aprovação da ata os membros que não tenham estado presentes na reunião a que ela respeita", "Nos casos em que o órgão assim o delibere, a ata é aprovada, logo na reunião a que diga respeito, em minuta sintética, devendo ser depois transcrita com maior concretização e novamente submetida a aprovação", "O conjunto das atas é autuado e paginado de modo a facilitar a sucessiva inclusão das novas atas e a impedir o seu extravio" e "As deliberações dos órgãos colegiais só se tornam eficazes depois de aprovadas as respetivas atas ou depois de assinadas as minutas e a eficácia das deliberações constantes da minuta cessa se a ata da mesma reunião não as reproduzir".
Atentemos, agora, aos seguintes comentários a este artigo 34.º do Código do Procedimento Administrativo, respigados da obra "Código do Procedimento Administrativo - Anotado - Comentado - Jurisprudência" - 2.ª edição - Atualizada e Aumentada - 1992 - Livraria Almedina - da autoria de José Manuel Botelho, Américo Pires Esteves e José Cândido de Pinho. Note-se que este Código foi alvo de profundas alterações, levadas a efeito pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de Janeiro, e republicado em anexo a este mesmo decreto-lei, mas, dado que o artigo 34.º não sofreu qualquer alteração, os comentários por nós acima referidos têm toda a atualidade.
A página 111, desta obra, a nota 3 refere que "A ata representa o registo formal da formação da vontade do órgão descrevendo tudo o que se passou na reunião".
A página 112, a nota 13 refere que "A ata, lavrada pelo secretário ou por quem o substitui, deve ser aprovada no final da reunião ou na reunião seguinte, sendo, de seguida, assinada pelo presidente e pelo secretário. Por vezes, a importância da deliberação não se compadece com formalismos que tendam para a morosidade. Por isso, desde que seja deliberado pela maioria dos membros presentes, a ata ou o texto da deliberação podem ser aprovados nessa mesma reunião sob a forma de minuta, numa primeira redação da ata".
Na mesma página, a nota 14 refere que "As deliberações tomadas só são eficazes e, portanto, só estão aptas a produzirem efeitos jurídicos uma vez aprovadas as atas ou assinadas as minutas. Enquanto isso não acontecer, o ato de deliberação pode até ser válido, mas não será eficaz, nem suscetível de execução".
E, na página 113, a nota 18, relativa a jurisprudência, refere que "Se a ata da reunião não satisfazer os requisitos legais, é como se não exista, e as declarações nelas contidas consideram-se inexistentes por carência absoluta de forma, nos termos do artigo 363.º, n.º 5, do Código Administrativo. (Ac. do STA de 19/5/50, CA, 367 e Ac. STA de 1/3/46, II Série de 21/5/46".
Após a leitura destas anotações, que pensamos serem úteis para a assimilação da importância da existência das atas, retomamos o CPA, para transcrever o seu artigo 35.º - "Registo na ata do voto de vencido", o qual estipula no número 1 que "Os membros do órgão colegial podem fazer constar da ata o seu voto de vencido, enunciando as razões que o justifiquem".
Por sua vez, o número 2, estabelece: "Aqueles que ficarem vencidos na deliberação tomada e fizerem registo da respetiva declaração de voto na ata ficam isentos da responsabilidade que daquela eventualmente resulte".
Finalmente, o número 3, dispõe: "Quando se trate de pareceres a dar a outros órgãos administrativos, as deliberações são sempre acompanhadas das declarações de voto apresentadas".
6. - Cremos que é importante salientar que o artigo 157.º "Campo de aplicação", do Código Civil, estipula que as disposições do capitulo em que está inserido (Pessoas coletivas), são aplicáveis às associações que não tenham por fim o lucro económico dos associados, às fundações de interesse social e ainda às sociedades, quando a analogia das situações o justifique.
Regressando ao Código das Sociedades Comerciais, não podemos deixar passar em claro o que dispõe, ainda sobre esta matéria, o Artigo 515.º - "Irregularidade na convocação de assembleias sociais": "Aquele que, competindo-lhe convocar assembleia geral de sócios, assembleia especial de acionistas ou assembleia de obrigacionistas, omitir ou fizer omitir por outrem a convocação nos prazos da lei ou do contrato social, ou a fizer ou mandar fazer sem cumprimento dos prazos ou das formalidades estabelecidas pela lei ou pelo contrato social, será punido com multa até 30 dias.
Se tiver sido presente ao autor do facto, nos termos da lei ou do contrato social, requerimento de convocação de assembleia que devesse ser deferido, a pena será de multa até 90 dias. Se for causado dano grave, material ou moral, e que o autor pudesse prever, a algum sócio que não tenha dado o seu assentimento para o facto, à sociedade, ou a terceiro, a pena será a da infidelidade (Nos termos do n.º 1 do artigo 527.º - "Princípios comuns", do CSC, os factos atrás descritos só serão puníveis quando cometidos com dolo. Considera-se dolo o conhecimento e a vontade de praticar determinado ato que é tipificado na lei como crime. Assim, e de acordo com o disposto no Código Penal, a pena a aplicar ao crime de infidelidade pode consistir em prisão até 3 anos).
Note-se que as irregularidades enumeradas na parte inicial deste artigo 515.º podem ser ultrapassadas se as deliberações forem tomadas nos termos do artigo 54.º "Deliberações unânimes e assembleias universais", do CSC (atentem os Colegas no que escrevemos acerca do artigo 247.º), o qual estipula que podem os sócios, em qualquer tipo de sociedade, tomar deliberações unânimes por escrito, e bem assim, reunir-se em assembleia geral, sem observância de formalidades prévias, desde que todos estejam presentes e todos manifestem a vontade de que a assembleia se constitua e delibere sobre determinado assunto.
Estipula ainda este artigo 54.º que verificada a situação acima mencionada e uma vez manifestada por todos os sócios a vontade de deliberar, devem ser aplicados todos os preceitos legais e contratuais relativos ao funcionamento da assembleia, a qual, porém, só pode deliberar sobre os assuntos consentidos por todos os sócios.
Embora já o tenhamos referido na análise do n.º 3 do artigo 63.º - Atas, pensamos que não podemos deixar de tornar a alertar para o facto de existir a hipótese de quem tiver a obrigação de redigir as atas se recusar a fazê-lo, e, em tal situação, qual a sanção que o respetivo responsável sofrerá. Ora esta possibilidade está contemplada no artigo 521.º - "Recusa ilícita de lavrar ata", também ele do Código das Sociedades Comerciais, que a seguir se transcreve:
"Aquele que, tendo o dever de redigir ou assinar ata de assembleia social, sem justificação o não fizer, ou agir de modo que outrem igualmente obrigado o não possa fazer, será punido, se pena mais grave não couber por força de outra disposição legal, com multa até 120 dias."
Legislação conexa:
Este entendimento da Alfisconta não dispensa da consulta da legislação respetiva.
