3.1. - Arquivo digital automático
O arquivo digital elimina diversos processos administrativos associados aos arquivos físicos, promovendo a eliminação de custos da sua utilização, identificação e arrumação, através de um reconhecimento automático de textos que o software consegue rapidamente organizar, arquivar e identificar nos documentos digitais;
3.2. - Elimina ou reduz as tarefas administrativas em papel
Com a disponibilização do formato digital dos documentos num arquivo inteligente, os sistemas conseguem identificar rapidamente qualquer documento.
Encontrar um documento no arquivo físico que tem sempre condicionalismos, tais como, localização, acessos, controlos, dimensão e organização das pastas e documentos, mas com um arquivo digital inteligente não perde esse tempo, dado que se visualiza de imediato o documento, quando se efetuam consultas no software, por exemplo em extratos, movimentos pendentes e outros.
3.3. - Elimina os gastos com a manutenção do arquivo físico
Qualquer arquivo físico tem custos relacionados com a disponibilização do espaço, mobiliário, limpeza, medidas de controlo e segurança, além disso, muitos espaços são construídos para esse fim e outros são arrendados. No entanto, quando se pensa um arquivo digital este também tem custos normalmente de armazenamento e de segurança, embora o investimento seja substancialmente menos significativo;
3.4. - Elimina os gastos inerentes a criação do documento em suporte de papel
Continuando a imprimir a sua faturação e outros documentos em suporte de papel, terá gastos com a aquisição de impressoras, suas substituições, manutenção, aquisição de resmas de papel e tinteiros.
3.5. - Maior qualidade na comunicação com o cliente
A evolução tecnológica veio agilizar o envio de documentos entre o cliente e o contabilista, com ganhos de eficiência para ambos, através de aplicações que o cliente pode utilizar para enviar os documentos digitais e que são rececionados e tratados no arquivo digital do contabilista. Assim, o cliente não perde tempo em deslocações e na preparação do dossier em papel;
3.6. - Reduz o risco de perda do arquivo
A perda do arquivo em papel traz enormes constrangimentos para a organização e tal pode acontecer devido a incêndios, inundações ou outros motivos. Todavia, esta situação pode ser mitigada com o uso do arquivo digital e meios de redundância adequados;
3.7. - Garante o cumprimento da legislação em matéria de arquivo digital
Segundo o nº 5 do Art.º 23 do Decreto-Lei 28/2019 de 15 de fevereiro, para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
3.8. - Amiga do ambiente
Com o tratamento eletrónico dos documentos em detrimento do uso papel, estamos a promover a sustentabilidade do nosso planeta.
